Operaatio Mobilisaatio ry:n tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen tietosuojaseloste.

Operaatio Mobilisaatio ry on osa kansainvälistä Operation Mobilisation -lähetysjärjestöä. Haluamme innostaa ihmisiä rukoilemaan, lahjoittamaan ja lähtemään, ja lähetämme ihmisiä maailmalle lyhytaikaiseen tai pidempiaikaiseen työhön. Tehtävämme toteuttamiseksi meillä on rekisteri, johon on tallennettu henkilötietoja.

Tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme sekä miten niitä keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme.

Meille on tärkeää, että tiedät, mitä henkilötietoja sinusta kerätään tai on kerätty ja mitä tarkoitusta varten. Sinun on tärkeä tietää myös oikeuksistasi. Tässä rekisteriselosteessa kerromme yleisistä periaatteista ja käytännöistä, joihin olemme rekisterinpitäjänä sitoutuneet henkilötietoja kerätessämme ja säilyttäessämme.

1. Rekisterinpitäjä 

Operaatio Mobilisaatio ry (OM)
Yliopistonkatu 58 B, 5. krs
33100 Tampere
p. +358 3 213 1300
info.fi@om.org
www.om.org/fi
www.vahitentavoitetut.fi

2.  Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Minna Hämäläinen, tietosuojavastaava
Operaatio Mobilisaatio ry (OM)
Yliopistonkatu 58 B, 5. krs
33100 Tampere
p. +358 3 213 1300
tietosuojavastaava.fi@om.org

3. Rekisterin nimi 

Operaatio Mobilisaatio ry:n osoite- ja henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään  jäsen- ja asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin ja varainhankintaan  liittyvissä asioissa. (Asiakkaisiin lukeutuvat esimerkiksi lahjoittajat, tukijat ja lähettirenkaiden jäsenet.) Osa henkilötietojen käsittelystä liittyy työsuhteisiin tai vapaaehtoistyöntekijöihin, tai työhön tai vapaaehtoistyöhön hakeutumiseen.

Rekisterin tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin. Henkilötietoja voidaan käyttää lain sallimissa rajoissa rekisterinpitäjän ja  rekisterinpitäjän valikoimien yhteistyökumppaneiden toimintaan liittyviin tarkoituksiin, suoramarkkinointiin,  muihin  osoitteellisiin lähetyksiin  ja tutkimustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn tulee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan perustua vähintään yhteen seuraavista kuudesta perusteesta: rekisteröidyn suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleinen etu ja julkinen valta, ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Operaatio Mobilisaatiossa henkilötietojen käsittelylle on erilaisia perusteita siitä riippuen, mitä varten yhteystietoja käsitellään.

Lomakkeiden yhteydessä ja suostumusta kysyttäessä sinulla on oikeus saada tietoosi, mihin henkilötietojen kysyminen perustuu ja onko sinun annettava tiedot, ja mitä seurauksia on sillä, jos et niitä anna. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit milloin tahansa perua antamasi suostumuksen. Voit tehdä tämän ottamalla yhteyttä meihin. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Oikeuksistasi voit lukea lisää kohdasta 12. Yhteystietomme löytyvät kohdista 1 ja 2.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri  voi sisältää  seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimet
  • osoitetiedot
  • puhelinnumerot
  • sähköpostiosoitteet
  • syntymäaika
  • asuinmaa
  • äidinkieli
  • lahjoitustiedot
  • yhteydenotot
  • tilaus- ja peruutustiedot ja muut valinnat
  • mahdolliset  muut rekisteröidyn antamat tai rekisteröidyn suostumuksella kerätyt  tiedot,
    joita  tarvitaan esimerkiksi hakuprosessin yhteydessä

Rekisteriin kerätään myös tapahtumaosallistumiseen,  asiakkuuteen ja jäsenyyteen liittyviä  tietoja, kuten:

  • osallistuminen  Operaatio Mobilisaation koulutuksiin ja työhön
  • jäsenyystiedot ja mahdolliset  Operaatio Mobilisaatio  ry:n luottamustoimitiedot
  • lähettäjärenkaisiin kuuluminen
  • yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
  • tunnistettuna asiakkaana tehtyjen lahjoitusten  tiedot
  • uutiskirjeiden  ja OM Uutiset  -lehden  tilaukset
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen  liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa
    (esim. reklamaatiot ja muut palautteet  ja yhteydenotot)
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä markkinoinnin tai asiakasviestinnän kohdentamiseen liittyvät tiedot
  • mahdolliset  muut  sopimukseen liittyvät tai asiakkaan  suostumuksella kerätyt tiedot

 6. Henkilötietojen säilytysaika

Operaatio Mobilisaatio säilyttää henkilötietoja osoite- ja henkilötietorekisterissä kunnes rekisteröidyn ja OM:n välisen asiakas- tai muun suhteen voidaan katsoa päättyneen ja kun lakisäänteisiä velvollisuuksia ei enää ole. Lyhyt- tai pitkäaikaiseen työhön haettaessa henkilötietojen säilytysajasta kerrotaan erikseen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä käytetään rekisteröidyn itsensä antamia tietoja esimerkiksi  vastaus- ja palautelomakkeiden,  hakulomakkeiden, verkkopalvelujen, lahjoitusten, renkaisiin liittymisten, tilaisuuksien tai suorien yhteydenottojen yhteydessä.  Osoitteellisten lähetysten saajien  osoite- ja  kuolintietojen  päivitykset saadaan Postin tarjoaman palvelun kautta, mikäli henkilö ei ole kieltänyt tietojen luovuttamista.  Muutoin tietojen päivitys tapahtuu rekisteröidyn itsensä aloitteesta ja antamilla tiedoilla.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisteriin on pääsy Operaatio Mobilisaation Suomen toimiston työntekijöillä. Osaan tiedoista on pääsy vain osalla työntekijöistä, kuten henkilöstöpuolen tai talouspuolen työntekijöillä. Käyttöoikeuksia hallinnoivat toiminnanjohtaja ja IT-tuki. Toiminnanjohtajalla on päätösvalta siitä, mitä oikeuksia myönnetään kullekin työntekijälle.

Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa  valikoiduille yhteistyökumppaneille,  ellet ole kieltänyt tietojesi tällaista luovuttamista. Yhteistyökumppaneille luovutetaan vain heidän tarjoamansa palvelun kannalta olennaiset tiedot.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • Painotalo
  • MailChimp
  • Microsoft Office 365 (sähköposti, SharePoint ja muut palvelut)
  • SecuryCast

Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille niiden omia markkinointitarkoituksia varten.

9.  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen  vuoksi tarpeellista  tai muuten tarkoituksenmukaista.  Operaatio Mobilisaatio ry on osa kansainvälistä organisaatiota, ja tietoja voi liikkua kansainvälisen organisaation sisällä silloin, kun se on tarkoituksenmukaista, kuten  esimerkiksi  hakuprosessissa  ulkomaille. Tällöin huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta ja ilmoitusvelvollisuuden täyttämisestä lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen lähettäminen EU- ja Eta-alueen ulkopuolelle perustuu suostumukseen, sopimukseen tai elintärkeään etuun. Voit ottaa yhteyttä kysyäksesi tarkemmin siitä, milloin ja miten siirrämme tietoja EU:n tai Etan ulkopuolelle. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 1 ja 2. Hakijoiden kanssa käydään läpi, miten ja mihin heidän tietojaan siirretään.

10.  Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteri on luotettavin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin, suojattu. Rekisterin käyttäjillä on käyttöoikeuksin rajattu pääsy ainoastaan heidän käyttönsä  kannalta tarpeellisiin tietoihin. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja ainoastaan määrätyillä henkilöillä on oikeus käsitellä näitä tietoja.

11. Profilointi

Käytämme profilointia esimerkiksi siihen, että pyrimme kohdistamaan viestinnän, kuten eri työaloihin liittyvät kirjeet, niille ihmisille, joiden uskomme olevan niistä kiinnostuneita. Profilointia voidaan käyttää myös esimerkiksi tapahtumakutsujen lähettämiseen.

Emme tee päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi rekisteröityjä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat rekisteröityihin merkittävästi.

Sinulla on oikeus vastustaa profilointia tietojesi perusteella. Voit myös ottaa yhtyettä kysyäksesi lisätietoja siitä, millaista profilointia voimme tehdä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet. Niitä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen tietosuojavastaava.fi@om.org tai vaihtoehtoisesti info.fi@om.org. Voit myös soittaa OM:n toimiston puhelinnumeroon +358 3 213 1300.

Vahvistus- ja ilmoitusoikeus

Sinulla on oikeus tietää, että henkilötietojasi käsitellään. Sinulla on myös oikeus tietää, mitä tarkoitusta varten henkilötietojasi kerätään tai niitä käsitellään.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin. Jos havaitset tiedoissasi virheitätai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus, suoramarkkinointikielto ja käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointia varten ja tähän liittyen voit vastustaa esimerkiksi profilointia. Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin.

Siirto-oikeus

Siirto-oikeus tarkoittaa sitä, että voit pyytää meiltä tietoosi rekisteristämme sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Voit myös pyytää meitä välittämään henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle, ja jos mahdollista, teemme tämän.

Poisto-oikeus

Jos koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Jos olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

13. Verkkosivut, evästeet ja sosiaalisen median palvelut

Verkkosivustomme www.om.org/fi ja www.vahitentavoitetut.fi keräävät käynnistäsi dataa ja informaatiota. Sivut voivat kerätä esimerkiksi seuraavaa dataa: selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, IP-osoite, internet-palveluntarjoaja, sivustolle saapumisen tai sieltä poistumisen päiväys ja kellonaika, käyttäjän sivullemme ohjannut sivusto sekä dataa, jonka avulla voimme torjua mahdolliset hyökkäykset sivullemme tai järjestelmiimme.

Sekä verkkosivustolla www.om.org/fi että www.vahitentavoitetut.fi käytetään evästeitä.

Evästeiden avulla verkkosivustot keräävät tietoa sivuston käytöstä. Evästeet auttavat siinä, että sivustoa voidaan mukauttaa ja kehittää ja sivuston käyttöä tilastoida ja analysoida. Evästeitä ei käytetä henkilöllisyyden selvittämiseen.

Käyttämällä sivustoamme hyväksyt evästeet. Voit myös kieltää evästeiden käytön verkkoselaimesi eväste-asetuksista, mutta tällöin osa verkkosivustomme toiminnoista ei välttämättä enää toimi.

Sivustoilla on myös kolmannen osapuolten evästeitä, jotka voivat mahdollistaa esimerkiksi analysoinnin tai parantaa asiakaskokemusta.

Kolmansien osapuolten evästeiden tiedot tallentuvat näiden palveluntarjoajien palvelimille. Emme vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustoista, joille käyttäjä mahdollisesti siirtyy sivustomme kautta. Kehotamme käyttäjiä lukemaan myös kolmansien osapuolten verkkosivustojen tietosuojakäytännöt.

Käytämme Google Analytics -ohjelmaa. Verkkosivustoilla www.om.org/fi ja www.vahitentavoitetut.fi on sosiaalisen median palveluiden komponentteja. Käytössä ovat seuraavat palvelut: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Vimeo ja SoundCloud.

Nettisivulla www.vahitentavoitetut.fi voi tehdä lahjoituksen käyttäen Paytrail-palvelua.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme toimintaamme ja nettisivujamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, kerromme siitä selkeästi silloin, kun sovellettava laki niin edellyttää. Kehotamme kuitenkin ajoittain lukemaan tämän tietosuojaselosteen.