Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen tietosuojaseloste

Operaatio Mobilisaatio ry on osa kansainvälistä Operation Mobilisation -lähetysjärjestöä. Haluamme innostaa ihmisiä rukoilemaan, lahjoittamaan ja lähtemään, ja lähetämme ihmisiä maailmalle lyhytaikaiseen tai pidempiaikaiseen työhön. Tehtävämme toteuttamiseksi meillä on rekisteri, johon on tallennettu henkilötietoja.

Tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja keräämme sekä miten niitä keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme.

Meille on tärkeää, että tiedät, mitä henkilötietoja sinusta kerätään tai on kerätty ja mitä tarkoitusta varten. Sinun on tärkeä tietää myös oikeuksistasi. Tässä rekisteriselosteessa kerromme yleisistä periaatteista ja käytännöistä, joihin olemme rekisterinpitäjänä sitoutuneet henkilötietoja kerätessämme ja säilyttäessämme.

1. Rekisterinpit√§j√§‚ÄĮ

Operaatio Mobilisaatio ry (OM)
Yliopistonkatu 58 B, 5. krs
33100 Tampere
p. +358 3‚ÄĮ213 1300
info.fi@om.org
www.om.org/fi
www.vahitentavoitetut.fi

2.‚ÄĮ Yhteyshenkil√∂ rekisteri√§ koskevissa asioissa

Minna H√§m√§l√§inen,‚ÄĮtietosuojavastaava
Operaatio Mobilisaatio ry (OM)
Yliopistonkatu 58 B, 5. krs
33100 Tampere
p. +358‚ÄĮ3‚ÄĮ213 1300
tietosuojavastaava.fi@om.org

3. Rekisterin nimi‚ÄĮ

Operaatio Mobilisaatio ry:n osoite- ja henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkil√∂tietoja k√§sitell√§√§n ‚ÄĮj√§sen- ja asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin ja varainhankintaan ‚ÄĮliittyviss√§ asioissa. (Asiakkaisiin lukeutuvat esimerkiksi lahjoittajat, tukijat ja l√§hettirenkaiden j√§senet.) Osa henkil√∂tietojen k√§sittelyst√§ liittyy ty√∂suhteisiin tai vapaaehtoisty√∂ntekij√∂ihin, tai ty√∂h√∂n tai vapaaehtoisty√∂h√∂n hakeutumiseen.

Rekisterin tietoja k√§ytet√§√§n my√∂s toiminnan suunnitteluun, kehitt√§miseen, analysointiin ja tilastointiin. Henkil√∂tietoja voidaan k√§ytt√§√§ lain sallimissa rajoissa rekisterinpit√§j√§n ja ‚ÄĮrekisterinpit√§j√§n valikoimien yhteisty√∂kumppaneiden toimintaan liittyviin tarkoituksiin, suoramarkkinointiin,‚ÄĮ muihin ‚ÄĮosoitteellisiin l√§hetyksiin ‚ÄĮja tutkimustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn tulee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan perustua vähintään yhteen seuraavista kuudesta perusteesta: rekisteröidyn suostumus, sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, elintärkeiden etujen suojaaminen, yleinen etu ja julkinen valta, ja rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Operaatio Mobilisaatiossa henkilötietojen käsittelylle on erilaisia perusteita siitä riippuen, mitä varten yhteystietoja käsitellään.

Lomakkeiden yhteydessä ja suostumusta kysyttäessä sinulla on oikeus saada tietoosi, mihin henkilötietojen kysyminen perustuu ja onko sinun annettava tiedot, ja mitä seurauksia on sillä, jos et niitä anna. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit milloin tahansa perua antamasi suostumuksen. Voit tehdä tämän ottamalla yhteyttä meihin. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Oikeuksistasi voit lukea lisää kohdasta 12. Yhteystietomme löytyvät kohdista 1 ja 2.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri ‚ÄĮvoi sis√§lt√§√§ ‚ÄĮseuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimet

  • osoitetiedot

  • puhelinnumerot

  • s√§hk√∂postiosoitteet

  • syntym√§aika

  • asuinmaa

  • √§idinkieli

  • lahjoitustiedot

  • yhteydenotot

  • tilaus- ja peruutustiedot‚ÄĮja muut valinnat

  • mahdolliset ‚ÄĮmuut rekister√∂idyn antamat tai rekister√∂idyn suostumuksella ker√§tyt ‚ÄĮtiedot,
    joita ‚ÄĮtarvitaan esimerkiksi hakuprosessin yhteydess√§

Rekisteriin ker√§t√§√§n my√∂s tapahtumaosallistumiseen, ‚ÄĮasiakkuuteen ja j√§senyyteen liittyvi√§ ‚ÄĮtietoja, kuten:

  • osallistuminen ‚ÄĮOperaatio Mobilisaation koulutuksiin ja ty√∂h√∂n

  • j√§senyystiedot ja mahdolliset ‚ÄĮOperaatio Mobilisaatio ‚ÄĮry:n luottamustoimitiedot

  • l√§hett√§j√§renkaisiin kuuluminen

  • yhteyden alkamis- ja p√§√§ttymisajankohta

  • tunnistettuna asiakkaana tehtyjen lahjoitusten ‚ÄĮtiedot

  • uutiskirjeiden ‚ÄĮja OM Uutiset ‚ÄĮ-lehden ‚ÄĮtilaukset

  • laskutukseen ja perint√§√§n liittyv√§t tiedot

  • asiakkuuteen ‚ÄĮliittyv√§ yhteydenpito ja viestint√§ eri kanavissa ja medioissa
    (esim. reklamaatiot ja muut palautteet ‚ÄĮja yhteydenotot)

  • suoramarkkinointiluvat ja‚ÄĮ-kiellot sek√§ markkinoinnin tai asiakasviestinn√§n kohdentamiseen liittyv√§t tiedot

  • mahdolliset‚ÄĮ muut ‚ÄĮsopimukseen liittyv√§t tai asiakkaan ‚ÄĮsuostumuksella ker√§tyt tiedot

 6. Henkilötietojen säilytysaika

Operaatio Mobilisaatio säilyttää henkilötietoja osoite- ja henkilötietorekisterissä kunnes rekisteröidyn ja OM:n välisen asiakas- tai muun suhteen voidaan katsoa päättyneen ja kun lakisäänteisiä velvollisuuksia ei enää ole. Lyhyt- tai pitkäaikaiseen työhön haettaessa henkilötietojen säilytysajasta kerrotaan erikseen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietol√§hteen√§ k√§ytet√§√§n rekister√∂idyn itsens√§ antamia tietoja esimerkiksi ‚ÄĮvastaus- ja palautelomakkeiden, ‚ÄĮhakulomakkeiden, verkkopalvelujen, lahjoitusten, renkaisiin liittymisten, tilaisuuksien tai suorien yhteydenottojen yhteydess√§.‚ÄĮ Osoitteellisten l√§hetysten saajien ‚ÄĮosoite- ja ‚ÄĮkuolintietojen ‚ÄĮp√§ivitykset saadaan Postin tarjoaman palvelun kautta, mik√§li henkil√∂ ei ole kielt√§nyt tietojen luovuttamista.‚ÄĮ Muutoin tietojen p√§ivitys tapahtuu rekister√∂idyn itsens√§ aloitteesta ja antamilla tiedoilla.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisteriin on pääsy Operaatio Mobilisaation Suomen toimiston työntekijöillä. Osaan tiedoista on pääsy vain osalla työntekijöistä, kuten henkilöstöpuolen tai talouspuolen työntekijöillä. Käyttöoikeuksia hallinnoivat toiminnanjohtaja ja IT-tuki. Toiminnanjohtajalla on päätösvalta siitä, mitä oikeuksia myönnetään kullekin työntekijälle.

Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lains√§√§d√§nn√∂n sallimissa ja velvoittamissa rajoissa ‚ÄĮvalikoiduille yhteisty√∂kumppaneille, ‚ÄĮellet ole kielt√§nyt tietojesi t√§llaista luovuttamista. Yhteisty√∂kumppaneille luovutetaan vain heid√§n tarjoamansa palvelun kannalta olennaiset tiedot.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • Painotalo

  • MailChimp

  • Microsoft Office 365 (s√§hk√∂posti, SharePoint ja muut palvelut)

  • SecuryCast

Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille niiden omia markkinointitarkoituksia varten.

9. ‚ÄĮTietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirret√§ Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen ‚ÄĮvuoksi tarpeellista ‚ÄĮtai muuten tarkoituksenmukaista. ‚ÄĮOperaatio Mobilisaatio ry on osa kansainv√§list√§ organisaatiota, ja tietoja voi liikkua kansainv√§lisen organisaation sis√§ll√§ silloin, kun se on tarkoituksenmukaista, kuten ‚ÄĮesimerkiksi ‚ÄĮhakuprosessissa ‚ÄĮulkomaille. T√§ll√∂in huolehdimme riitt√§v√§st√§ tietosuojan tasosta ja ilmoitusvelvollisuuden t√§ytt√§misest√§ lains√§√§d√§nn√∂n edellytt√§m√§ll√§ tavalla. Henkil√∂tietojen l√§hett√§minen EU- ja Eta-alueen ulkopuolelle perustuu suostumukseen, sopimukseen tai elint√§rke√§√§n etuun. Voit ottaa yhteytt√§ kysy√§ksesi tarkemmin siit√§, milloin ja miten siirr√§mme tietoja EU:n tai Etan ulkopuolelle. Yhteystiedot l√∂ytyv√§t kohdasta 1 ja 2. Hakijoiden kanssa k√§yd√§√§n l√§pi, miten ja mihin heid√§n tietojaan siirret√§√§n.

10. ‚ÄĮRekisterin suojauksen periaatteet‚ÄĮ

Rekisteri on luotettavin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin, suojattu. Rekisterin k√§ytt√§jill√§ on k√§ytt√∂oikeuksin rajattu p√§√§sy ainoastaan heid√§n k√§ytt√∂ns√§‚ÄĮ kannalta tarpeellisiin tietoihin. Manuaalisesti k√§sitelt√§v√§t, rekister√∂ityjen tietoja sis√§lt√§v√§t asiakirjat s√§ilytet√§√§n lukituissa tiloissa‚ÄĮja ainoastaan m√§√§r√§tyill√§ henkil√∂ill√§ on oikeus k√§sitell√§ n√§it√§ tietoja.

11. Profilointi

Käytämme profilointia esimerkiksi siihen, että pyrimme kohdistamaan viestinnän, kuten eri työaloihin liittyvät kirjeet, niille ihmisille, joiden uskomme olevan niistä kiinnostuneita. Profilointia voidaan käyttää myös esimerkiksi tapahtumakutsujen lähettämiseen.

Emme tee päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi rekisteröityjä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat rekisteröityihin merkittävästi.

Sinulla on oikeus vastustaa profilointia tietojesi perusteella. Voit myös ottaa yhtyettä kysyäksesi lisätietoja siitä, millaista profilointia voimme tehdä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet. Niitä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen tietosuojavastaava.fi@om.org tai vaihtoehtoisesti info.fi@om.org. Voit myös soittaa OM:n toimiston puhelinnumeroon +358 3 213 1300.

Vahvistus- ja ilmoitusoikeus

Sinulla on oikeus tietää, että henkilötietojasi käsitellään. Sinulla on myös oikeus tietää, mitä tarkoitusta varten henkilötietojasi kerätään tai niitä käsitellään.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin. Jos havaitset tiedoissasi virheitätai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus, suoramarkkinointikielto ja käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointia varten ja tähän liittyen voit vastustaa esimerkiksi profilointia. Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin.

Siirto-oikeus

Siirto-oikeus tarkoittaa sitä, että voit pyytää meiltä tietoosi rekisteristämme sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Voit myös pyytää meitä välittämään henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle, ja jos mahdollista, teemme tämän.

Poisto-oikeus

Jos koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Jos olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

13. Verkkosivut, evästeet ja sosiaalisen median palvelut

Verkkosivustomme www.om.org/fi ja www.vahitentavoitetut.fi keräävät käynnistäsi dataa ja informaatiota. Sivut voivat kerätä esimerkiksi seuraavaa dataa: selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, IP-osoite, internet-palveluntarjoaja, sivustolle saapumisen tai sieltä poistumisen päiväys ja kellonaika, käyttäjän sivullemme ohjannut sivusto sekä dataa, jonka avulla voimme torjua mahdolliset hyökkäykset sivullemme tai järjestelmiimme.

Sekä verkkosivustolla www.om.org/fi että www.vahitentavoitetut.fi käytetään evästeitä.

Evästeiden avulla verkkosivustot keräävät tietoa sivuston käytöstä. Evästeet auttavat siinä, että sivustoa voidaan mukauttaa ja kehittää ja sivuston käyttöä tilastoida ja analysoida. Evästeitä ei käytetä henkilöllisyyden selvittämiseen.

Käyttämällä sivustoamme hyväksyt evästeet. Voit myös kieltää evästeiden käytön verkkoselaimesi eväste-asetuksista, mutta tällöin osa verkkosivustomme toiminnoista ei välttämättä enää toimi.

Sivustoilla on myös kolmannen osapuolten evästeitä, jotka voivat mahdollistaa esimerkiksi analysoinnin tai parantaa asiakaskokemusta.

Kolmansien osapuolten evästeiden tiedot tallentuvat näiden palveluntarjoajien palvelimille. Emme vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustoista, joille käyttäjä mahdollisesti siirtyy sivustomme kautta. Kehotamme käyttäjiä lukemaan myös kolmansien osapuolten verkkosivustojen tietosuojakäytännöt.

Käytämme Google Analytics -ohjelmaa. Verkkosivustoilla www.om.org/fi ja www.vahitentavoitetut.fi on sosiaalisen median palveluiden komponentteja. Käytössä ovat seuraavat palvelut: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Vimeo ja SoundCloud.

Nettisivulla www.vahitentavoitetut.fi voi tehdä lahjoituksen käyttäen Paytrail-palvelua.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme toimintaamme ja nettisivujamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, kerromme siitä selkeästi silloin, kun sovellettava laki niin edellyttää. Kehotamme kuitenkin ajoittain lukemaan tämän tietosuojaselosteen.